外贸人:国庆放假前务必做好这5件事!

国庆放假在即,外贸人务必做好这5件事:

一、要节前发货,必须提前安排

预定预定预定,重要的事情说三遍,船公司一般提前2周就接受订舱。实货待出的也就罢了,还在生产的一定要根据货物生产速度,预估出货时间,提前订舱。但虚订舱也得有一定的基础,千万不要为了抢舱位而抢舱位,到头来没有出货还得赔上取消舱位费。

确认确认再确认,很多货主往往在最后要走货的关键时刻再来要求改这个换那个的,给顺利出货造成不小的麻烦。节前出货一定要给提前做好准备,一切从谨,一切从严信用证、提单等重要单证一定要仔细核对,防止遗漏错误信息,影响上船和提货。

二、常规产品设好库存

有一些B2B企业,需要在还没假期来临的时候就根据以往情况让工厂设置好一些常规产品的库存,免得造成库存不足,造成客户订单流失,或者客户需求过大,工厂无法满足生产的需求这种情况发生。

之前我们有一批美国的客户就在节前想下单,但是我们这边生产已经排满了。要是早就做好准备的话,这个时候很多客户都可以合作起来。

三、邮件告知客户你的假期安排

相信每个外贸人都知道这一点,写邮件通知你客户你们的假期时间。但如何写一封让客户人放心的邮件却很重要。因为一旦客户收到你的邮件,他反而会担心现在正在生产的会不会受影响,正在开发的产品会不会因此而被耽误,货期会不会推迟,等等。

所以通知你客户的假期邮件,不能单单写明你的国庆放假时间,而是要将目前所有进行的项目进度列出,并且解释说明放假前后的工作安排。这样你的客户心里就会清楚他的项目进度。

四、邮箱设置自动回复

写邮箱是可以自动设置回复的,能设置的就设置好,一些新客户有可能不了解中国的假期,就发来询盘或者其他的邮件,不给客户任何消息不好!自动回复里要包括放假时间、紧急联系电话、上班时间等要素。这里附一个回复模板,大家可以直接拿来用:

My dear friend,

Sorry for no responding at the moment. I really understand you miss me so much.

During the 1st to 7th Oct is the public holiday – National Day – in China. And your emails will be taken into my own hands next Monday. However, please do not hesitate to call my mobile at +86-1xx-xxxx-xxxx for any issue with top priority.

I wish you all the best.

Regards

五、做好信息备份

有很多外贸人即便休息在家,手里还是攥着几个大单的,免不了会有在家办公的情况发生。所以需要把相关资料全部备份,防止假期要用但是却拿不到资料。

另外也可以备份下重要客户的联系方式,就算客户不过节,也可以给他们发祝福,你在客户的面前出现的次数越多,他对你印象越深,要下单的时候就会想起你。跟进的目的是在客户面前刷存在感,让他记得你,而不是马上成交。

当然,有些公司秉承着“地球不爆炸,我们不放假”的精神需要小伙伴们继续坚守在岗位上,此番付出定会有收获的,加油!

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