临近圣诞又逢新年,做外贸如何催单?

 

一眨眼的功夫,2019 年又到年底了。对于做外贸的小伙伴们来说,12 月是各国买家开启度假模式的月份。如果你的客户要在这个月休假,请记得提前催单,抓紧发货!

今天分享给大家节前的催单技巧与注意事项,希望对你所有帮助!

 

一、了解客户的放假时间

如果过年的时候,我发邮件要你帮我核算价格,请问小伙伴们:你们的想法是什么呢?估计能第一时间打开电脑核算价格的应该不多吧。

所以在这个时间给客户发邮件,客户可能忙于过节,就没有及时回复,也是正常的。首先不要因为客户没有及时回复而伤心。然后有个功课需要提前做好,就是有必要先了解下,不同国家的放假时间,根据时间发送,这样尽可能避免过节骚扰人的嫌疑。

 

二、临近圣诞新年,如何催单?

圣诞节结束,就到元旦、然后就是春节了。以下是 5 个催单的思路,希望对你有帮助:

1.提醒客户即将而至的节假日

As you know the Christmas season will get busy with factories and then we have CNY, so let’s move fast. 圣诞节工厂会很忙,紧接着我们又要过春节了,请尽快进展。

2.工厂生产需要排单,及早下单以便尽快安排

Busy production is approaching. Kindly inform you that our factory is working at a full capacity. 旺季将至,我们生产期已经排得很满。

The ealier you place the order,  the sooner we can schedule the production plan. 你越早下单,我们才能早排期计划生产。

3.公司促销推广活动,降价打折

这点要把握好,要根据自身产品附上相关细节,让客户觉得物超所值,而不是反倒成为客户一再压价的话柄。

We wish if we can spare you a few minutes. Here is our super Christmas sale. The discount is even up to 30% off. 希望能占用你几分钟时间。这是我们推出的圣诞促销活动,折扣甚至高达七折。

4.公司清仓/清库存活动,逾期不候

We would like to announce that we will be having a Christmas Clearance Sale. We will be offering up to 30% discount on all the items of the attached list starting from [开始日期] to [结束日期].It’s on a first come first serve basis. 请知悉,这是我们推出的圣诞清仓活动。附件清单里的所有产品高达 7 折优惠,先到先得。

5.物流旺季,温馨提醒客户需要排仓

Because of the busy production season, we need to queue for theavailable shipping space. Please make your decision as soon as possible to avoid further delay. 由于现在是旺季,我们还得预留时间排仓。请尽早做决定,避免进一步延迟。

 

三、出货旺季,需要注意哪些细节?

1.告知货期需谨慎

工厂一忙,各种情况都可能发生。告知客户货期一定要预留多几天,采用迂回方式告知客户货期具体是多少工作日,但会尽快安排生产,争取早点出货。

2.报运费时要注意

旺季运费浮动得厉害,报海运费一定要加上有效期。而且要强调运费因为旺季有所浮动。和客户说明以最后出的运费账单为准。禁止把价格说死了,到时不好和客户回旋。

3.出运前得上心

  • 多和车间保持沟通,知道做货进展;
  • 多拍点照片留底,实时和客户反馈;
  • 提前通知客户做货情况,款到发货;
  • 在发货前点好数量,确认好大货品质;
  • 贴好装箱标识,避免清关麻烦;
  • 检查包装,海运散货及空运要加强包装。

出货前很操心很忙,这才是常态。但是总比客户投诉时再如热锅上的蚂蚁急得团团转更好一些。

4.货期延误,如何告知客户?

请记得两点:告知货期预留时间和实时跟进生产进展。这样才能更及早地通知到客户货期延误。在出货前一两天再去告诉客户,真的很遭反感,遇到暴脾气的分分钟炸起来。因为他们如果是等着这批货做活动,那边一切安排妥当,只差物料就绪。临时才告知,除了误事,还会让他们觉得你很不负责任,不然有再多的理由,也很难听进去。

5.货运爆仓,如何安抚客户

出现爆仓,第一时间要 hold 住,不必急着告诉客户。货代手里头都有很多个渠道,你也要动用手里头所有的资源去想办法看看能否在保证运费不变动的情况下换渠道走。

假若货物已经在监管仓,需要告知客户:

海运:Sorry to inform you the shipping space is very tight on the planned vessel, our container was dumped to be loaded by the next available voyage. We will keep you updated. 很抱歉通知您,预计走的那班船船舱爆满,我们只能走下一班最近的船了。会告知您进展。

空运:Sorry to inform you due to the peak season, shipping space is very tight. We are unable to catch the flight as schedule. Now waiting for forwarder’s further update. Will keep you posted accordingly. 很抱歉通知您,舱位很紧张。我们没法赶上原计划的那班航班。目前在等货代通知,会相应地进一步告知进展。

每天和货代保持沟通,并且同步更新给客户。在客户问你之前,先告诉他进展,让他觉得你一直很上心在跟进。

还可以从网络上获取一些仓库爆仓,司机排队进仓的照片给客户。因为很多客户对爆舱其实是很模糊的概念,或者一些人口本来不是很多的国家,根本想象不到具体人多货多的场景如何。有照片一目了然,也更能获得客户的同理心。

6.圣诞节该送什么礼物?

一说到送礼品,大多数想到的都是弘扬传统文化的中国特色元素的礼物。但是现实情况是,很多中国通的客户也都看习惯了这些礼物,不如换位思考,看看客户需要什么。

在收集和分析客户资料的时候,就要注意记录客户的兴趣爱好、生活习惯等等。根据不同客户的情况也可以选择送一些商务型的礼物。

一来可以体现实用价值,二来,展示公司文化内涵。只要要注意挑选礼物的个性、类型、款式,最后可以在上面印上自己公司的 Logo,还可以起到宣传企业品牌的作用,给客户留下专业而且深刻印象。

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